Mettre en place un programme de cooptation interne
Vous lancez un programme de cooptation pour recruter par recommandation. Le projet dure 6 semaines. Quatre livrables, quatre rôles : à vous de clarifier qui fait quoi.
« Je croyais que c'était toi » fait perdre des semaines. Poser qui décide, qui fait, qui est consulté coupe court aux trous et aux doublons.
Remplissez la matrice RACI : sur chaque ligne, un seul responsable de la décision (A) et le bon faiseur (R). Ce sont les deux seules cases qui se notent.
Demain, sur une action floue, vous clarifiez en une ligne qui fait, qui valide, qui est consulté, qui est juste informé.
Pour chaque cellule, choisissez la lettre attendue (R, A, C, I) ou A+R si la même personne réalise et approuve. Laissez vide si la personne n'est pas impliquée. Une seule règle absolue : un seul A par ligne, et au moins un R. Seuls le A et le R sont notés : ce sont les deux seules cases qui ont une bonne réponse défendable. Le C et le I s'affichent « à débattre », et c'est justement là que la discussion en salle a lieu.
- La DRH est sponsor du programme : elle en est garante devant le comité de direction.
- Le chef de projet pilote la mise en place opérationnelle.
- Le responsable communication conçoit les supports et anime le lancement.
- Les managers d'équipe relaient le programme auprès de leurs équipes.
- Quand celui qui produit le livrable est aussi celui qui en répond, on note A+R : c'est fréquent et parfaitement valable.
- Le A revient à celui qui porte la conséquence si le livrable est mauvais, pas au plus gradé ni au plus disponible.
RACI : Réalise, Approuve, Consulté, Informé
Un RACI clarifie, pour chaque livrable (un résultat concret à produire), le rôle de chaque personne. Quatre lettres, une par type d'implication :
- RRéalise : fait le travail.
- AApprouve : valide et répond du résultat : c'est lui qui décide.
- CConsulté : on lui demande son avis AVANT la décision.
- IInformé : prévenu APRÈS la décision.
- A+RApprouve et réalise : la même personne fait ET valide (cas courant).
- Exactement un seul A : sinon plus personne ne décide.
- Au moins un R : sinon personne ne fait le travail.
Un exemple pour lire une ligne. Pour « préparer une affiche » : le graphiste = A+R (il la fait et la valide), le chef de projet = C (on lui demande son avis avant), la direction = I (informée du résultat). Un seul A, au moins un R : la ligne est valable.
Directrice RH· DRH
Sponsor du programme : la personne garante du projet devant la direction.
Chef de projet· CdP
Pilote opérationnel, assure la mise en place dans les délais.
Responsable communication· Com
Conçoit les supports, anime les temps forts.
Manager d'équipe· Mgr
Relaie auprès de son équipe, encourage les recommandations.
| Livrable | DRH | CdP | Com | Mgr |
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Définir le mécanisme de récompenses Montant, conditions d'éligibilité, paliers, cadre légal et fiscal. | ||||
Rédiger la communication interne Email d'annonce, page intranet, supports visuels. | ||||
Choisir et configurer l'outil de suivi Formulaire de cooptation, tableau de bord des candidatures. | ||||
Animer le lancement Réunion de lancement, présentation aux équipes. |